メール文例：できるだけ肯定文で
メール文例：できるだけ肯定文で
否定文はできるだけ肯定文に書き換えます。特に、読み手の同意を得ようとしたり、行動を促そうとしたりするときは、してもらいたいことをはっきりと肖定文で示します。
＜例＞
ランクAの文書は、部長の承認があるとき以外はコピーを部外者に渡してはなりません。
→ ランクAの文書のコビーを部外者に渡すときは、部長の承認が必要です。
「?とき以外は?しない」という表現はまわりくどいので避けましよう。読み手はいったん頭の中で肯定の状態を作り.さらにそれを否定した状況を想定することになるからです。
使用していない部屋の電灯はつけたままにしないでください。
→ 使用していない部屋の電灯は消してください。
30%未満の値引きは、部長決裁は必要ではありません。
→ 30%以上の値引きは、部長決裁が必要です。
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