メール文例：長文メールは最初に概要・目的を
メール文例：長文メールは最初に概要・目的を
長文のメールを出すときは、最初に概要や目的を示すリード文を入れます。このリ―ド文がなく最後まで読まないと何を伝えるメールなのかわからないようでは、すばやい情報のやり取りが必要なビジネスのコミュニケーションとしては失格です。リード文があれば、受信者は最初に全体の大まかな内容を把握してから読み進むことができます。
リード文には2種類あります。一つは、どんな項目があって何に関するメール文かを示すものです。いわば目次のような性格のリード文といえます。もう一つは、メール文の内容を数行に要約したサマリーです。
サマリーは、忙しい人にあてたメールにも有効です。全文を読む時問がないとき、サマリーを読むことでそのあとを読む必?があるかどうか判断できます。
＜例＞
本委員会の今年度の活動テーマは、次の2点です。
①販売ドキュメントPL表記ガイドの発行
現在、販売ドキュメントのPL表記の全社ガイドがなく各担当者にまかされているため、表記の不備や不統一などの問題が出ています。本ガイドでは、これらの問題に対する基本的な考え方と具体的な例を示し、関係者が販売ドキュメン卜や広告を制作し顧客に提供していくときのガイドとして利用できるようにまとめます。
②契約書作成ガイドの発行
製品売買に際して交わす契約書では、万が一発生する製品事故に備えて当事者のそれぞれが負担する貴任の範囲をあらかじめ決めておく必要がありますが、現在は不十分な状況です。契約書作成ガイドでは、これらに対する基本的な考え方や具体的な基準を示します。
以下、2つの活動テ一マの詳細を示します。
①販売ドキュメントPL表記ガイドのまとめ方・ガイドの適用範囲
本ガイドは、販売ドキュメントや広告など、製品購入に先だって顧客に提供されるものの和文版に適用します。
②まとめ方の基本方針：どこまでをPLの範囲とするか・・・・。
(以下省略）
例は最初に概要を示した長文のメール文。
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- メール文例：読み手は誰かを常に考える
- メール文例：全体の主題から外れない
- メール文例：前文・末文は簡潔に書く
- メール文例：メールの内容にふさわしい表現
- メール文例：5W1Hで確認する
- メール文例：半角カタカナ外字は使わない
- メール文例：こまめに返事を出そう
- メール文例：記述の順序を考える
- メール文例：テキス卜以外のデータの送り方
- メール文例：異質な情報を分離する
- メール文例：段落を意識する
- メール文例：主題は一つに限定する
- メール文例：段落の主題は冒頭で
- メール文例：段落は小さめに
- メール文例：長文には小見出しを
- メール文例：どこから本題かを示す
- メール文例：見出しの階層は浅く
- メール文例：かなと漢字の認識
- メール文例：50字以内が目安
- メール文例：不要な接続詞は省く
- メール文例：不要な諸句は削る
- メール文例：不要な修飾語は削る
- メール文例：能動態で書くのが原則
- メール文例：読点は少し多めに
- メール文例：主部と述部を近づける
- メール文例：できるだけ肯定文で
- メール文例：具体的に書く
- メール文例：返信しやすいように書く
- メール文例：引用は過不足なく
- メール文例：勝手に引用文の内容を変えない
- メール文例：引用文と返信文の対応に空白行を
- メール文例：引用を予測して段落を分ける
- メール文例：引用を何度も繰り返さない
- メール文例：魅力のある小見出しに
- メール文例：転送するときは断わり書きを入れる
- メール文例：段落に記号を付けて区別する
- メール文例：必要な情報不必要な情報
- メール文例：順序が重要でない箇条書きには記号を
- メール文例：順序がある箇条書きには番号を
- メール文例：コロン（:）を使って簡潔に
