メール文例：視点を変える
メール文例：視点を変える
あらゆるメールを書く上での基本は、相手の視点に立って書くことです。
相手に負担をかけないでスラスラ読めるメールを書くように心がけましょう。
これにより、あなたへの好感度と信頼度が上がります。
相手は迅速な行動をとり、仕事がうまく運ぶことでしょう。
書くという行為は自己中心的で一方的になりやすい傾向があります。
そのため、主観的や感情的なメールになったりします。
逆に、妙に遠慮がちになったりもします。
視点を「私」から「あなた」に変えてメールを書くと、次のようなメッセージがきちんと伝わるメールになります。
①自己中心的でない
②感情的でない
③遠慮がちでない
④相手に負担をかけない
⑤丁寧である
⑥わかりやすい
⑦読みやすい
⑧返事が早い
＜悪い例＞こちらにも都合がありますので、至急ご返事ください。
＜良い例＞ご多用のところ恐縮ですが、至急ご返事頂けると幸いです。
相手のことを思って書くと、遠慮はしなくとも、次のように提案や要望をきちんと伝えることもできます。
「勝手を言って申し訳ありません。午前中は社内会議がありますので、お打ち合わせの時間は午後１時以降にしていただければと思います。」
メール全体の書き方でも、相手に負担をかけないようにすると、要点が明確になり、わかりやすくなります。
また。適当なところで改行したり、空白を設けたりすると、読みやすくなります。
あなたがメールを送ってから数日経っても相手から返事がないと心配になるでしょう。相手も同じ気持ちです。
それならば、メールで何か情報を受け取ったら、すぐに確認のメールを送ったほうがいいと思うはずです。
質問などにすぐに回答できなければ、質問を受け取ったことだけでもすぐに返信し、回答日を知らせたほうがいいと感じるはずです。
いつも相手への尊敬の念をもって書くようにする。それがメール上達の一番の方法です。
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